Xử Phạt Về Hồ Sơ Vệ Sinh Môi Trường Lao Động 2025

Xử Phạt Về Hồ Sơ Vệ Sinh Môi Trường Lao Động: Quy Định, Thực Tiễn & Giải Pháp

Trong bối cảnh pháp luật về An toàn, Vệ sinh lao động (ATVSLĐ) ngày càng được siết chặt nhằm bảo vệ sức khỏe người lao động và thúc đẩy môi trường làm việc bền vững, việc tuân thủ các quy định về Quan trắc môi trường lao động (QTMTLĐ) và quản lý Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động (VSMTLĐ) trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, đây còn là nền tảng để doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro, cải thiện điều kiện làm việc và phòng ngừa bệnh nghề nghiệp.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lơ là hoặc thực hiện chưa đầy đủ các quy định này, dẫn đến nguy cơ đối mặt với các chế tài xử phạt nghiêm khắc từ cơ quan quản lý nhà nước. Việc hiểu rõ các mức xử phạt cụ thể đối với các hành vi vi phạm liên quan đến QTMTLĐ và Hồ sơ VSMTLĐ là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tự rà soát, chấn chỉnh hoạt động và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Bài viết này, cập nhật đến thời điểm tháng 3 năm 2025, sẽ đi sâu phân tích tầm quan trọng của QTMTLĐ và Hồ sơ VSMTLĐ, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về các mức xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP – văn bản pháp quy hiện hành đang quy định về xử phạt trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội.

1. Tầm Quan Trọng Sống Còn Của Quan Trắc Môi Trường Lao Động và Hồ Sơ VSMTLĐ

Trước khi đi vào chi tiết các mức phạt, cần hiểu rõ vai trò không thể thiếu của QTMTLĐ và Hồ sơ VSMTLĐ:

• Quan trắc môi trường lao động (QTMTLĐ):
  • Mục đích: Là hoạt động khảo sát, đo lường, phân tích và đánh giá các yếu tố có hại trong môi trường làm việc (vi khí hậu, tiếng ồn, rung, ánh sáng, bụi, hóa chất, yếu tố vi sinh vật…) nhằm xác định mức độ ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động, so sánh với giới hạn cho phép tại các Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), và làm cơ sở đề xuất các biện pháp cải thiện.
  • Tần suất: Theo quy định tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tổ chức QTMTLĐ ít nhất 01 lần/năm đối với các yếu tố có hại được liệt kê trong Hồ sơ VSMTLĐ.
  • Yêu cầu: Phải được thực hiện bởi các tổ chức đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
• Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động (VSMTLĐ):
  • Mục đích: Là tập hợp các tài liệu, văn bản ghi nhận, quản lý và theo dõi toàn bộ các hoạt động liên quan đến ATVSLĐ tại cơ sở, bao gồm cả việc quản lý các yếu tố môi trường lao động. Nó là bằng chứng chứng minh việc tuân thủ pháp luật, cơ sở để đánh giá rủi ro, quản lý sức khỏe người lao động, xây dựng kế hoạch cải thiện và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
  • Thành phần cốt lõi: Bao gồm (nhưng không giới hạn): Danh mục các yếu tố có hại cần quan trắc; Kế hoạch QTMTLĐ hàng năm; Kết quả QTMTLĐ các năm; Hồ sơ quản lý sức khỏe người lao động (kết quả khám sức khỏe định kỳ, khám bệnh nghề nghiệp); Hồ sơ quản lý bệnh nghề nghiệp; Biên bản tự kiểm tra ATVSLĐ; Hồ sơ huấn luyện ATVSLĐ; Kế hoạch và biên bản các biện pháp cải thiện điều kiện lao động…
• Mối liên kết chặt chẽ: Kết quả QTMTLĐ là một thành phần bắt buộc và không thể thiếu của Hồ sơ VSMTLĐ. Thiếu kết quả quan trắc hoặc kết quả không đáng tin cậy sẽ làm suy yếu toàn bộ hệ thống quản lý ATVSLĐ và giá trị pháp lý của bộ hồ sơ.

Việc thực hiện đầy đủ QTMTLĐ và duy trì Hồ sơ VSMTLĐ khoa học, cập nhật không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ người lao động mà còn là “lá chắn” vững chắc trước các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng.

2. Cơ Sở Pháp Lý Về Quan Trắc, Hồ Sơ VSMTLĐ và Xử Phạt Vi Phạm

Các quy định về QTMTLĐ và Hồ sơ VSMTLĐ được nêu rõ trong các văn bản sau:

• Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13.
• Nghị định 44/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về hoạt động QTMTLĐ.
• Nghị định 39/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ATVSLĐ (liên quan đến đánh giá nguy cơ, kế hoạch ATVSLĐ).
• Thông tư 19/2016/TT-BYT hướng dẫn quản lý vệ sinh lao động, sức khỏe người lao động.

Đặc biệt quan trọng về chế tài xử phạt:

• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Đây là văn bản pháp lý chủ yếu và mới nhất (tính đến đầu năm 2025) quy định các mức phạt cụ thể đối với các hành vi vi phạm liên quan đến QTMTLĐ và các nội dung cấu thành Hồ sơ VSMTLĐ, thay thế các nghị định xử phạt trước đó.  

3. Chi Tiết Mức Xử Phạt Vi Phạm Về Quan Trắc Môi Trường Lao Động (Theo Điều 27, Nghị định 12/2022/NĐ-CP)

Điều 27 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định rất rõ các mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về QTMTLĐ. Lưu ý: Mức phạt tiền dưới đây áp dụng đối với tổ chức, mức phạt đối với cá nhân vi phạm bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức.

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
  • Không công bố công khai kết quả quan trắc môi trường lao động tại nơi làm việc cho người lao động được biết.  
  • Thực hiện quan trắc môi trường lao động không đầy đủ các yếu tố có hại được liệt kê trong Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động do cơ sở lao động lập.
• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
  • Không tiến hành quan trắc môi trường lao động để kiểm soát tác hại đối với sức khỏe người lao động theo quy định của pháp luật. (Đây là một trong những vi phạm nghiêm trọng và phổ biến).
  • Phối hợp với tổ chức quan trắc môi trường lao động không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
• Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
  • Thực hiện quan trắc môi trường lao động không đúng theo quy định (về tần suất thực hiện hoặc thời gian thực hiện).
  • Không thực hiện ngay các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, giảm thiểu yếu tố có hại và phòng chống bệnh nghề nghiệp khi kết quả quan trắc môi trường lao động vượt giới hạn cho phép hoặc khi điều kiện lao động có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động. (Vi phạm này cho thấy sự thờ ơ với kết quả quan trắc và sức khỏe người lao động).
  • Không phối hợp với tổ chức đủ điều kiện quan trắc môi trường lao động để thực hiện đánh giá hiệu quả các biện pháp phòng, chống yếu tố có hại đã thực hiện tại cơ sở của mình theo quy định.
• Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi:
  • Giả mạo hoặc cung cấp các số liệu quan trắc môi trường lao động không đúng sự thật. (Đây là hành vi gian lận, có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng).

3.1 Biện pháp khắc phục hậu quả:

Ngoài việc bị phạt tiền, tùy theo hành vi vi phạm, người sử dụng lao động còn bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như:

• Buộc thực hiện quan trắc môi trường lao động đầy đủ các yếu tố có hại.
• Buộc công bố công khai kết quả quan trắc cho người lao động.
• Buộc thực hiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động khi kết quả vượt ngưỡng.
• Buộc chi trả toàn bộ kinh phí cho người lao động bị bệnh nghề nghiệp (nếu có).

4. Chi Tiết Mức Xử Phạt Vi Phạm Liên Quan Đến Hồ Sơ Vệ Sinh Môi Trường Lao Động ( Điều 28, NĐ 12/2022)

Nghị định 12/2022/NĐ-CP không có một điều khoản duy nhất phạt chung cho việc “thiếu Hồ sơ VSMTLĐ”. Tuy nhiên, việc không lập, quản lý, cập nhật các thành phần cốt lõi của Hồ sơ VSMTLĐ sẽ dẫn đến các mức phạt theo nhiều điều khoản khác nhau, đặc biệt là Điều 28 về vi phạm quy định về phòng chống bệnh nghề nghiệp và quản lý sức khỏe người lao động.

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi:
  • Không lập hoặc lập không đầy đủ hồ sơ quản lý sức khỏe người lao động; hồ sơ về bệnh nghề nghiệp được hưởng chế độ. (Đây là thành phần bắt buộc của Hồ sơ VSMTLĐ).
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
  • Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động. (Kết quả khám là dữ liệu quan trọng phải được lưu trong Hồ sơ VSMTLĐ).
  • Không bố trí công việc phù hợp với sức khỏe của người lao động bị bệnh nghề nghiệp hoặc bị tai nạn lao động, suy giảm khả năng lao động theo kết luận của Hội đồng giám định y khoa. (Việc bố trí này phải dựa trên thông tin quản lý trong Hồ sơ sức khỏe).
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi:
  • Không thực hiện đầy đủ các chế độ cho người lao động bị bệnh nghề nghiệp hoặc bị tai nạn lao động theo quy định của pháp luật. (Việc thực hiện chế độ phải dựa trên hồ sơ bệnh nghề nghiệp/tai nạn lao động được quản lý).

4.1 Mối liên hệ với Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động:

Rõ ràng, dù không bị phạt trực tiếp vì “không có cuốn sổ Hồ sơ VSMTLĐ”, nhưng nếu doanh nghiệp:

• Không có kết quả quan trắc môi trường lao động (sẽ bị phạt theo Điều 27).
• Không có hồ sơ quản lý sức khỏe, kết quả khám định kỳ, khám bệnh nghề nghiệp (sẽ bị phạt theo Điều 28).
• Không có hồ sơ huấn luyện an toàn vệ sinh lao động (sẽ bị phạt theo Điều 26 về huấn luyện).
• Không có kế hoạch an toàn vệ sinh lao động hàng năm hoặc biên bản tự kiểm tra (có thể bị phạt theo các điều khoản về trách nhiệm chung của NSDLĐ).

… thì coi như Hồ sơ VSMTLĐ bị thiếu sót nghiêm trọng và doanh nghiệp chắc chắn sẽ đối mặt với các mức phạt tương ứng khi bị thanh tra, kiểm tra. Một bộ Hồ sơ VSMTLĐ đầy đủ, cập nhật chính là bằng chứng tốt nhất cho việc tuân thủ các quy định này.

5. Mối Liên Hệ Giữa Quan Trắc, Hồ Sơ VSMTLĐ và Tránh Bị Xử Phạt

Mối liên hệ này là không thể tách rời:

1. QTMTLĐ là đầu vào: Cung cấp dữ liệu khách quan về các yếu tố nguy cơ trong môi trường làm việc.
2. Hồ sơ VSMTLĐ là nơi lưu trữ, quản lý: Tổng hợp kết quả QTMTLĐ cùng các thông tin khác (sức khỏe, huấn luyện, biện pháp cải thiện…) thành một hệ thống quản lý ATVSLĐ bài bản.
3. Hồ sơ VSMTLĐ là bằng chứng tuân thủ: Khi được lập đầy đủ, khoa học, nó chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện QTMTLĐ, quản lý sức khỏe, huấn luyện… theo đúng quy định, giúp tránh bị xử phạt theo các Điều 26, 27, 28 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Ngược lại, việc thiếu sót trong QTMTLĐ sẽ trực tiếp dẫn đến thiếu sót trong Hồ sơ VSMTLĐ và làm tăng nguy cơ bị phát hiện vi phạm, dẫn đến các mức phạt như đã nêu.

6. Làm Thế Nào Để Tuân Thủ và Tránh Bị Xử Phạt?

Để đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp cần:

• Đối với quan trắc môi trường lao động:
  • Lập Kế hoạch quan trắc môi trường lao động hàng năm, xác định đầy đủ các yếu tố cần quan trắc dựa trên Hồ sơ VSMTLĐ.
  • Lựa chọn và ký hợp đồng với Tổ chức quan trắc môi trường lao động đủ điều kiện pháp lý.
  • Thực hiện quan trắc đúng tần suất (ít nhất 1 lần/năm), đúng thời điểm, đúng phương pháp.
  • Nhận và lưu trữ đầy đủ báo cáo kết quả quan trắc.
  • Công bố công khai kết quả cho người lao động.
  • Quan trọng: Nếu kết quả vượt ngưỡng cho phép, phải lập tức xây dựng và thực hiện các biện pháp cải thiện, sau đó tiến hành quan trắc lại để đánh giá hiệu quả.
• Đối với Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động:
  • Thiết lập một cấu trúc hồ sơ rõ ràng, khoa học, bao gồm đầy đủ các thành phần theo quy định (tham khảo Thông tư 19/2016/TT-BYT và các quy định liên quan).
  • Cập nhật thường xuyên: Ngay sau khi có kết quả QTMTLĐ mới, kết quả khám sức khỏe, biên bản huấn luyện, biên bản sự cố, kế hoạch cải thiện… cần được bổ sung vào hồ sơ.
  • Lưu trữ hồ sơ một cách an toàn, dễ dàng truy cập khi cần thiết (phục vụ quản lý nội bộ và thanh tra, kiểm tra).
  • Phân công người chịu trách nhiệm quản lý và cập nhật hồ sơ.
• Hoạt động chung:
  • Thực hiện tự kiểm tra ATVSLĐ định kỳ để phát hiện sớm các thiếu sót.
  • Nâng cao nhận thức cho cả cấp quản lý và người lao động về tầm quan trọng của quan trắc môi trường lao động và Hồ sơ VSMTLĐ.

Kết luận

Các mức xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến Quan trắc môi trường lao động và Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP là rất cụ thể và có thể lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng đối với các vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm. Việc không tuân thủ không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và quan trọng hơn là bỏ qua việc bảo vệ sức khỏe, tính mạng của người lao động.

Đầu tư vào việc thực hiện đúng, đủ công tác quan trắc môi trường lao động và xây dựng, duy trì một bộ Hồ sơ VSMTLĐ hoàn chỉnh, cập nhật không chỉ là giải pháp để tránh bị xử phạt mà còn là chiến lược quản trị rủi ro thông minh, thể hiện trách nhiệm xã hội và góp phần xây dựng một môi trường làm việc an toàn, bền vững. Các doanh nghiệp cần xem xét đây là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong công tác ATVSLĐ của mình. Hãy chủ động rà soát và hoàn thiện ngay hôm nay !

Tư vấn về quan trắc môi trường lao động và lập hồ sơ vệ sinh an toàn lao động, huấn luyện an toàn lao động.

Vui lòng gọi Môi Trường Green Star.

Xin cảm ơn !